Privacyverklaring RSW Accountants + Adviseurs

RSW Accountants + Adviseurs, gevestigd aan Stapelovenweg 2 5708 JW Helmond, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

www.rsw.nl

Stapelovenweg 2

5708 JW Helmond

0492 55 07 75

Chantal Goossens is de Functionaris Gegevensbescherming van RSW. U kunt contact opnemen via chantal.goossens@rsw.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

RSW verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan RSW verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voorletters, roepnaam en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Burgerlijke staat
Woonplaats
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer

Wanneer u www.rsw.nl bezoekt worden gegevens van uw surfgedrag, gebruikte internetbrowser en apparaat type geregistreerd ter verbetering van onze website. Hier staan geen andere persoonsgegevens bij.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

RSW verwerkt bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u. Dit zijn:

Een kopie van identiteitskaart of paspoort inclusief Burgerservicenummer (BSN). Dit is voor de wet WWFT en de uitvoering van onze dienstverlening. Foto’s, documentnummer en MRZ-zone worden zwart gemaakt alvorens ze worden vastgelegd in onze systemen.
Zakelijke financiële gegevens waaruit het inkomen en koopgedrag te bepalen valt. Privétransacties hebben wij voor onze dienstverlening niet nodig, maar worden in sommige gevallen wel vastgelegd ter vervanging van andere overzichten.
Wij verwerken ook gegevens van kinderen onder de 16 jaar. Voor kinderen ouder dan 16 jaar wordt dit niet als bijzondere/gevoelige persoonsgegevens gezien. Dit betreft voorletters, roepnaam, achternaam, geboortedatum en BSN. Deze worden alleen vastgelegd indien ze strikt noodzakelijk zijn om onze dienstverlening uit te kunnen voeren voor de betreffende belastingaangifte(n). Indien kinderen in dienst zijn bij onze cliënten waar wij loonadministratie voor verzorgen, wordt ook de geboorteplaats vastgelegd. De ouders of voogd dienen akkoord te geven op de indiensttreding van het kind.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

RSW verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen om:

U te kunnen bellen of e-mailen ter uitvoering van onze dienstverlening.
U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder.
Om goederen en diensten bij u af te leveren.

RSW verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor een belastingaangifte. Ook worden mails vastgelegd, indien de mail belangrijke communicatie bevat. Enkel mailverkeer dat als noodzakelijk en/of belangrijk wordt geacht, worden opgeslagen in het dossier.

We ontvangen doorgaans gegevens van onze cliënten om onze diensten te kunnen leveren. In de meeste gevallen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van deze gegevens. Als we in zeldzame gevallen echter als verwerker optreden, vind je de relevante verwerkersovereenkomst op deze pagina.

Geautomatiseerde besluitvorming

RSW neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van RSW) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

RSW bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

Cliëntgegevens bewaren wij tot 10 jaar na de cliëntrelatie. De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar, tenzij er sprake is van contractuele overeenkomsten en gegevens omtrent onroerend goed. Dan dienen de gegevens 10 jaar bewaard te worden. Hieronder vallen ook de personeelsdossiers die wij opbouwen namens onze cliënten voor de loonadministratie. Na deze 10 jaar worden alle gegevens vernietigd.
Overige gegevens die worden gebruikt voor marketingdoeleinden bewaren wij hooguit 1 jaar. Indien er sprake is van een evenement, verwijderen wij de gegevens binnen 1 jaar na afloop van het evenement. De gegevens worden binnen deze termijn verwijderd of geanonimiseerd, zodat het niet te herleiden is naar een persoon. Indien je cliënt bent en een evenement hebt bezocht, wordt dit vastgelegd in het cliëntendossier.
Sollicitaties worden tot 4 weken bewaard na afloop van de sollicitatieprocedure. Indien er expliciete toestemming is gegeven worden de gegevens 1 jaar bewaard. Dit heeft als doel om de gegevens te gebruiken voor toekomstige vacatures.
Camerabeelden worden 3 maanden bewaard. Deze beelden zijn exclusief toegankelijk voor werknemers van RSW en worden alleen bekeken op verzoek vanuit het management. In het geval van een incident worden de beelden bewaard totdat het incident is afgewikkeld met de betreffende instantie(s).

Delen van persoonsgegevens met derden

RSW verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens. RSW blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Voorbeelden van partijen waar wij gegevens mee delen:

Softwareleveranciers en de clouddiensten
Financiële en zakelijke dienstverlening, voor betaaldienstverlener/bank
Overheidsinstanties indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld de Belastingdienst voor aangiftes)
Door RSW en/of in opdracht van cliënt ingeschakelde externe deskundigen binnen het netwerk van RSW. Dit zijn onder andere: advocaten, kwaliteitsbeoordelaars en beroepsorganisaties.

Cookies en emailmarketing

RSW gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. RSW gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Daarnaast delen wij gegevens met analytische platforms, waar enkel uw internetbrowser en apparaat type worden vastgelegd. Deze gegevens worden gebruikt ter verbetering van onze website.

Al onze cliënten worden automatisch aangemeld voor onze nieuwsbrieven. Onderaan elke email staat een knop om af te melden van deze mailingen. RSW behoudt het recht om mailingen te sturen die betrekking hebben op (het uitvoeren van) onze dienstverlening. Deze ontvangt u dus ook op het moment dat u zich heeft afgemeld voor onze marketing mailingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door RSW en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij RSW een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar onze Functionaris Gegevensbescherming.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar zeker binnen vier weken, op uw verzoek.

RSW wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

RSW neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze beveiliging omvat onder andere:

Back-up- en herstelprocedures.
Beveiliging van netwerkverbindingen.
Bevoegdheden zijn toegewezen aan een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast (inclusief een periodieke controle hierop).
Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen.
Geïmplementeerd beveiligingsbeleid (incl. periodieke controle en implementatie van wijzigingen hierop).
Geïmplementeerde gedragscode.
Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten.
Indringeralarm.
Logische toegangscontrole door middel van gebruikersnaam, wachtwoord en waar kan een tweestapsverificatie.
Verwerkersovereenkomsten met derden.
Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden.
Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
TLS (voorheen SSL): Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding.
DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Laatst bijgewerkt op 19 augustus 2024.