Opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD)

Wanneer je in 2025 betalingen heeft verricht aan een natuurlijk persoon voor verrichte werkzaamheden en diensten, waarbij die persoon niet bij jou in loondienst was. Ben je mogelijk verplicht om uiterlijk 31 januari a.s. een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) te verzorgen. Sinds 2022 is een dergelijke opgaaf verplicht, zo ook over het jaar 2025.

Voor wie geldt de UBD verplichting?

Wanneer je als inhoudingsplichtige een of meer betalingen verricht aan een natuurlijk persoon voor verrichte werkzaamheden en diensten, kan het zijn dat je een opgaaf UBD moet verzorgen. Je wordt als inhoudingsplichtige betaler aangemerkt wanneer je een loonheffingsnummer hebt en aangiften loonheffingen moet doen. De verplichting tot doen van opgaaf geldt enkel voor inhoudingsplichtigen en in beginsel niet voor niet-inhoudingsplichtigen. Niet-inhoudingsplichtigen hoeven enkel een opgaaf UBD te verzorgen indien zij een uitnodiging hiertoe ontvangen van de Belastingdienst. Een inhoudingsplichtige dient op eigen initiatief en dus ook zonder uitnodiging van de Belastingdienst tijdig de opgaaf te verzorgen.

De opgaafplicht geldt niet wanneer er sprake is van:

• betalingen aan een persoon die bij jou in dienstbetrekking is;
• betalingen aan artiesten;
• betalingen aan beroepssporters;
• betalingen aan vrijwilligers;
• betalingen waaraan een factuur met BTW ten grondslag ligt.

In andere gevallen waarin je betalingen voor verrichten werkzaamheden en diensten aan een natuurlijk persoon verricht, dien je een opgaaf UBD te verzorgen.

Ook voor collectieve beheersorganisaties geldt de verplichting tot het doen van opgaaf UBD. Collectieve beheersorganisaties betreffen organisaties die zich bezighouden met onder andere het beheren en innen van auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten namens een groep rechthebbenden. Deze groep rechthebbenden zijn bijvoorbeeld auteurs, schrijvers, fotografen, kunstenaars, producenten en uitgevers.

Mocht bij u twijfel bestaan of u de verplichting heeft tot het verzorgen van een opgaaf UBD, neem dan contact op met uw contactpersoon van RSW Accountants + Adviseurs en wij helpen u graag vooruit.

Welke gegevens heeft u nodig voor de UBD opgaaf?

De opgaaf UBD wordt gedaan via het hiervoor bestemde gegevensportaal of Digipoort en bevat de volgende gegevens:

• Naam, adres en woonplaats (NAW), Burgerservicenummer (BSN) en geboortedatum van de persoon die de betaling heeft ontvangen; en
• Een opgaaf van de in 2025 betaalde bedragen (inclusief kostenvergoedingen), uitgesplitst per bedrag en datum van betaling.

Mocht je de gevraagde gegevens niet voorhanden hebben, dan dien je deze op te vragen bij de persoon die voor jou de werkzaamheden en diensten heeft verricht. Een niet-inhoudingsplichtige uitbetaler die uitgenodigd wordt tot het doen van opgaaf hoeft het Burgerservicenummer niet aan te leveren. Een niet-inhoudingsplichtige uitbetaler mag het Burgerservicenummer van de betreffende persoon niet vastleggen.

Voor de vergoeding kent de regeling geen minimum, waardoor opgaaf gedaan dient te worden vanaf een euro. Verder geldt voor betalingen in natura, dat de waarde in het economische verkeer opgenomen moet worden.

UBD opgaaf in het jaar van betaling

Het kan voorkomen dat je betalingen verricht na afloop van een jaar waarin de werkzaamheden en diensten zijn verricht. Je geeft de betaling in de opgaaf UBD aan in het jaar, waarin de betaling plaatsvindt.

• Betalingen voor verrichte werkzaamheden en diensten die in 2024 hebben plaatsgevonden en in 2025 zijn uitbetaald, worden aangegeven in de opgaaf UBD van 2025.
• Betalingen voor verrichte werkzaamheden en diensten die in 2025 hebben plaatsgevonden en in 2026 worden uitbetaald, geeft u aan in de opgaaf UBD van 2026.

Gevolg bij het niet indienen van de opgaaf UBD

Wanneer wordt vastgesteld dat geen opgaaf gedaan is, waar dit wel gedaan had moeten zijn, kunnen sancties worden opgelegd. Hieronder worden verstaan boetes, maar ook strafrechtelijke procedures. Het is daarom raadzaam om tijdig jouw opgaaf UBD te verzorgen.

Aandachtspunten

Tip 1: de reguliere bewaarplicht van zeven jaar (na afloop van het belastingjaar van betaling) is van toepassing.

Tip 2: voor de opgaaf 2026 hoeft niet gewacht te worden tot 2026 voorbij is. De opgaaf kan gedurende het betreffende jaar worden verzorgd. Indien dergelijke betalingen regelmatig voorkomen, kun je dus periodiek (bijvoorbeeld elk kwartaal) een opgaaf UBD doen.

Mocht je nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met jouw relatiebeheerder of jouw fiscaal adviseur van RSW Accountants + Adviseurs. Samen met jou kunnen we dan bekijken of er verdere actie ondernomen dient te worden. Wij helpen jou graag vooruit!